Al deze vennootschappen zijn verplicht om hun “uiteindelijk begunstigden” door te geven in het zogenaamde UBO-register van de overheidsdienst Financiën. De eerste registratie was verplicht voor 30 september 2019.
Vzw’s zijn verplicht om jaarlijks alle informatie in het UBO-register te bevestigen. De deadline is 31 augustus 2021.
Waarom?
De wetgeving is bedoeld om te voorkomen dat personen met malafide bedoelingen zich verschuilen achter een onderneming, stichting of andere juridische entiteit, vb. voor het witwassen van geld of de financiering van terrorisme.
Daarom moet elke vzw (maar ook stichting en vennootschap) officieel registreren in een online databank wie allemaal door de vzw ‘begunstigd’ kan zijn.
Ingeven van UBO’s is verplicht. Op het niet-ingeven staan boetes voor bestuurders van je vzw.
Wie is een Uiteindelijk begunstigde?
- de leden van het bestuur;
- het dagelijks bestuur;
- de personen die gemachtigd zijn de vereniging te vertegenwoordigen;
- de natuurlijke personen waarvoor de vzw is opgericht (indien van toepassing)
Dit kan als ‘groep van personen’ worden omschreven, vb. voor een vzw opgericht voor het ondersteunen van jonge choreografen kan dat ‘jonge choreografen’ zijn.
Het kan gebeuren dat je hier niets invult, als je vzw niet is opgericht voor natuurlijke personen maar bijvoorbeeld voor het milieu - alle anderen met zeggenschap in de vzw
In principe heeft de overheid al de gegevens van bestuurders, dagelijkse bestuurders en personen die gemachtigd zijn om de vzw te vertegenwoordigen (categorie 1, 2, 3) uit een andere databank, namelijk de KBO of Kruispuntbank der Ondernemingen. Maar ook deze gegevens moeten in het UBO-register nogmaals bevestigd worden.
Welke gegevens?
Van al je uiteindelijk begunstigden moet je volgende gegevens invoeren in het register:
- Naam en voornaam
- Geboortedatum
- Nationaliteit(en)
- Volledig verblijfadres
- De datum waarop hij of zij UBO is geworden
- Rijksregisternummero f nummer van de kruispuntbank van de sociale zekerheid of een ander identificatiemiddel uit het land waar de UBO onderdaan is
- De categorie(ën) van UBO waartoe hij behoort (zie hierboven)
Hoe werkt het?
1. Ga na of de informatie die in het KBO staat, klopt.
Via deze link kan je opzoeken welke bestuurders en vertegenwoordigers van jouw vzw in de KBO staan.
(Klopt deze informatie niet, dan moet je de juiste gegevens opnieuw neerleggen op de griffie van de ondernemingsrechtbank. Lees bij Scwitch meer over de procedure).
2. Log in bij de online toepassing om UBO’s toe te voegen.
Mensen die bevoegd zijn voor je vzw kunnen inloggen in de UBO- toepassing op het MyMinFin-portaal. Dit doe je met een e-ID of de app It’s Me.
Eens je aangemeld bent, zie je de volgende stappen in de handleiding van de UBO-applicatie voor vzw’s.
De UBO’s die in de KBO zijn opgenomen, kan je erg makkelijk toevoegen.
Jaarlijkse bevestiging
Na eerste registratie moet de vzw of stichting steeds het UBO-register up to date houden, bijvoorbeeld door bestuurswissels in te geven. Speek in je vereniging af wie dit zal doen.
Ook als er geen veranderingen in je bestuur zijn, moet je jaarlijks alle informatie in het UBO-register bevestigen. De deadline daarvoor is 31 augustus 2021.
Nieuw is ook dat er bewijsstukken moeten worden ingediend die de status van uiteindelijke begunstigden in de onderneming aantonen. De deadline hiervoor ligt ook op 31 augustus 2021.
Meer details
Lees meer over de UBO-registratie voor vzw’s bij Scwitch.
Bekijk de Gebruikershandleiding “wettelijke vertegenwoordiger – vzw” op de UBO site van de FOD Financiën.
Ook de FOD Financiën maakte een uitgebreide FAQ over het UBO register.